Dưới đây là file mẫu dự trù MỘT VÀI rủi ro cho các sự kiện mang tính chuyên môn. File này được đúc kết sau nhiều năm đi dự sự kiện và tổ chức sự kiện.
Tôi bôi đậm từ MỘT VÀI, vì thực tế có cả nghìn thứ phát sinh, mỗi dạng sự kiện sẽ có những rủi ro riêng.
Có mấy lưu ý:
– Đây là file mẫu, do mình khái quát hóa từ các file cụ thể của từng event.
– File này dành cho các event mang tính talkshow/workshop, k quá phù hợp với các event thuần giải trí.
– Phần rủi ro là chung. Nhưng phần phương án xử lý là theo quan điểm cá nhân và kinh nghiệm của cá nhân mình. Mọi người nên tập trung đưa ra các phương án phù hợp với bản thân.
| Giai đoạn | Rủi ro | Phương án |
| Trước sự kiện | Ít đăng ký | Giai đoạn quan trọng là 7 và 3 ngày trước sự kiện. Nếu trước 7 ngày chưa bán dc 50% hoặc 3 ngày chưa bán được 70% vé thì khả năng rất cao là không đạt Target. Phương án: – Thêm nguồn đẩy traffic – Thêm content mới lạ -Tặng vé có lý do hợp lí cho đối tượng hợp lí, không làm ảnh hưởng tới người đã mua vé Đặc biệt: Nếu không có cách nào để đảm bảo số lượng đăng ký thì cân nhắc 2 phương án: – Đổi hội trường bé hơn – Cắt giảm ghế hội trường, tăng dãn khoảng cách ghế để lối đi thông thoáng hơn và lượng ghế ít hơn. |
| Dư luận xấu | Có 3 đối tượng có thể bị nói xấu: BTC, Speaker, Topic Chuẩn bị trước tinh thần và tiêu chí đánh giá phân loại khủng hoảng. Cái nào cần xử lý thì xử lý, cái nào k cần thì kệ. | |
| Quá nhiều đăng ký | Chủ động thuê những địa điểm có thể đổi hội trường hoặc tăng kích thước hội trường. Lượng đăng ký không để vượt quá 10% số ghế tối đa hội trường với sự kiện thu phí. Sẵn sàng đổi địa điểm nếu lượng khách quá đông hoặc thấy cần thiết. Quan trọng là quá trình thông báo cho khách về việc thay đổi địa điểm này. Cần đảm bảo khách nhận được thông tin và confirm lại. Khách nào k confirm qua mail hoặc tn thì phải call. Offline Tâm Sự Con Sen 2022 Sài Gòn đã up từ phòng 500 người lên phòng 1000 người trước sự kiện chỉ 3 ngày. | |
| Diễn giả hủy kèo | Thường thì Diễn Giả chỉ bùng kèo trong trường hợp có lý do bất khả kháng. BTC phải theo sát và update tình hình của speaker liên tục trong 5 ngày trước khi diễn ra sự kiện. Đôi khi là hỏi thăm, đôi khi là hỏi 1 cái gì đó, miễn là biết diễn giả vẫn ổn. | |
| Trong sự kiện (Hội trường) | Speaker/MC đến muộn | Phải có contact với các vị trí quan trọng trong sự kiện vào khung 2h và 1h trước sự kiện. Đôi khi là hỏi thăm, đôi khi là hỏi 1 cái gì đó, miễn là biết diễn giả vẫn ổn. |
| Speaker không đến | Tùy từng speaker. – Có trường hợp speaker là trung tâm của sự kiện. Speaker không đến thì sự kiện phải hủy. Đưa ra lời xin lỗi và đền bù cho khán giả. Làm vc với speaker để phân rõ vai trò trách nhiệm giải quyết thiệt hại – Có trường hợp speaker không quá quan trọng. Lên trước kịch bản nếu thiếu speaker này. Bù đắp bằng việc kéo dài phần chia sẻ của speaker khác hoặc phần Q&A | |
| MC/host không đến | Luôn có tối thiểu 2 người nắm được tinh thần và kịch bản sự kiện để backup | |
| Khán giả đến muộn | Ở Hanoi thì khán giả thường đến muộn 30p. Nếu vé ghi 8h30 thì 9h mới bắt đầu. Ở Sài Gòn thì khán giả thường đến đúng giờ. Nếu vé ghi 8h30 thì muộn nhất 8h40 bắt đầu. Luôn có plan cho việc khán giả đến muộn: – Chuẩn bị video để phát cho hội trường xem. Có thể là video của nhà tài trợ, video recap các sự kiện cũ, video hài hước liên quan đến topic sự kiện, video thời sự tại thời điểm sự kiện diễn ra, miễn là giúp khán giả giết thời gian trong lúc ngồi chờ – MC có kịch bản thông báo về thời gian bắt đầu để khán giả k phải sốt ruột. Sốt ruột nhất là không biết phải chờ đến bao giờ | |
| Âm thanh/ánh sáng/mạng/điều hòa | Test trước cẩn thận. Có giao kèo rõ ràng về trách nhiệm với bên cho thuê hội trường. | |
| Thiếu chỗ ngồi | Luôn xin backup 1 lượng ghế nhất định để bổ sung nếu cần. | |
| Thừa chỗ ngồi | – Luôn có 1 quản lý hội trường, khi khách đi vào hướng dẫn họ ngồi dồn lên phía trên – Trước khi chương trình bắt đầu khoảng 10p, cho người đi mời khán giả di chuyển lên ghế phía trên đầu cho đỡ trống. Nhưng quan trọng là khâu dự trù tỉ lệ khách đi/khách đăng ký: – Với các event trả phí thì tỉ lệ sẽ cao hơn, event free tỉ lệ sẽ thấp hơn. – Với các event có chủ đề hot, lquan đến chuyên môn, tỉ lệ sẽ cao hơn. Với các event lquan đến bán hàng/gthieu sản phẩm thì tỉ lệ sẽ thấp hơn, tỉ lệ khách đến dự/khách đăng ký có thể chỉ chưa đến 50% . | |
| Khán giả ngồi phía cuối không đọc được slide | Test trước hội trường, nếu người ngồi cuối bị người ngồi trên che thì k thấy được phần dưới slide. Phương án – Sửa lại vị trí màn chiếu – Hoặc yêu cầu speaker đưa tất cả thông tin quan trọng lên nửa trên của slide Nếu người ngồi cuối xa quá khó đọc slide thì: – Thêm màn chiếu ở giữa hội trường – Hoặc yêu cầu speaker làm font chữ to, hạn chế slide nhiều chữ khó đọc. | |
| Khán giả phá đám/làm ồn | Sẵn sàng mời khán giả về + hoàn vé. Trưởng BTC ra quyết định. | |
| Khán giả bỏ về sớm | – BTC luôn quan sát thái độ tiếp nhận của khán giả với các phần trình bày. Chủ động giữ liên lạc với MC/host để điều tiết nhịp độ chương trình. Khán giả về sớm là do show chán thôi. – Liên tục đưa ra thúc giục: phần hay nhất ở cuối chương trình. Nhưng nói được phải làm được. | |
| Ăn uống | Nếu sự kiện có ăn uống thì phải có cam kết vsattp từ nhà cung cấp để tránh trách nhiệm sau này. | |
| Y tế | – Hỏi bên cung cấp sự kiện xem có gói cứu thương không. Nếu k thì tự chuẩn bị, rất rẻ thôi. – Nhân sự được training về cách gọi y tế/cấp cứu | |
| Thời tiết | Nếu thời tiết xấu thì khán giả sẽ đến muộn Nếu sự kiện làm ngoài trời thì phải backup mái che hoặc đổi khu vực ngồi hoặc thậm chí hủy sự kiện | |
| Trong sự kiện (sân khấu) | Event bị cháy timeline | – Trưởng BTC luôn giữ liên lạc với MC để điều phối nội dung. Nếu có vẻ sắp cháy timeline, có thể linh hoạt cut bớt nội dung không quan trọng. – Luôn làm việc trước với bên cho thuê về tình huống gia hạn thời gian thuê. Có nhiều trường hợp thời gian thuê thêm tính rất cao, vào trường hợp này thì phải luôn kết thúc sự kiện đúng giờ. |
| Event bị thiếu nội dung | Nếu speaker nói quá nhanh và còn quá nhiều thời gian, thì lên kịch bản cho phần trò chơi giữa giờ hoặc Q&A cuối giờ | |
| Speaker nói không hay | Host phải lên recap, làm cho phần trình bày của speaker trở nên hay hơn | |
| Speaker run hoặc quên bài | Trong trường hợp speaker yếu, thì host phải mời speaker lên sân khấu hỏi đáp giao lưu trước cho quen mic quen sân khấu, sau đó mới trả lại sân khấu cho speaker đứng 1 mình. | |
| Trong sự kiện (Sảnh) | Xếp hàng lộn xộn | Phải có trainning hướng dẫn cho team về cách xếp hàng. Có 1 quản lý sảnh để điều phối việc này, liên tục hướng dẫn và phân loại khách mời để họ xếp đúng line. Phải có thêm bảng chỉ dẫn về line thường/line vip. Team phải nắm được khung giờ traffic. Ví dụ nếu sự kiện bắt đầu lúc 8h30, thì lúc 8h15 là lúc traffic đông nhất, cần nhiều nhân sự hỗ trợ checkin và mở nhiều cửa. Đến 8h30 khi sự kiện bắt đầu, phải đóng bớt cửa checkin, tốt nhất chỉ để lại 1 cửa, đóng bớt cửa khác để giảm ồn |
| Khách không checkin được | – Phải có 1 bàn riêng chuyên xử lý sự cố, phải có người có quyền ra quyết định ngồi ở đó hoặc gần đó. Xử lý nhanh gọn và hợp tình nhất có thể. – Không được để xảy ra cãi vã hoặc xử lý quá lâu gây tắc nghẽn hàng, gây ức chế cho mn | |
| Khách không ghé qua gian hàng của nhà tài trợ | Cho nhân sự hướng dẫn/chim mồi để kéo khách qua gian hàng trước khi vào hội trường | |
| Khó gửi xe | Nghiên cứu về các hướng mà khách di chuyển đến sự kiện. Có standy và nhân sự hướng dẫn việc gửi xe và di chuyển lên hội trường. Đặc biệt cần có standy ở những nơi giao cắt như: chân cầu thang, cửa thang máy, lỗi rẽ,… | |
| Sau sự kiện | Feedback xấu nội dung hoặc khâu tổ chức | Đến thì đón mà đụng thì chạm. Quan trọng là trainning đội ngũ về quy trình xử lý cho thống nhất. Nếu tinh thần sự kiện là hiền hòa cầu thị thì không ai được chửi nhau với khách. Nếu tinh thần là chiến đấu khệnh khạng thì không hạ mình xin lỗi khách. Túm lại là thống nhất trước về: – Vai trò phát ngôn, ai được lên tiếng – Hình ảnh và tính cách của sự kiện, từ đó quyết định tone giọng |
| Nhà Tài Trợ chửi vì k đủ quyền lợi | Luôn quan tâm tới quyền lợi của nhà tài trợ. Nếu ít khán giả thì phải có kế hoạch bù đắp ngay, đừng để họ chửi rồi mới tìm giải pháp. |