Bài dài nhưng chắc là hay.

Tầm 2 năm gần đây mình cắt giảm đến 8-90% số lượng event tổ chức một năm. Trước đó thì trung bình là 15-20 cái/năm, bao gồm cả event do mình tổ chức và hỗ trợ tổ chức. Giờ mình chỉ làm những cái quan trọng và có ý nghĩa với bản thân, mỗi năm không quá 3 cái, và gần như k nhận hỗ trợ tổ chức.

Nay nhận được 1 lời ghi nhận như trong ảnh, có chút cảm xúc nên mình muốn viết vài dòng để chia sẻ kinh nghiệm cho những ai đang nhức đầu nhức óc với cái nghề khóc cười này.

Lưu ý: Kinh nghiệm chỉ phù hợp cho các sự kiện mang tính chuyên môn, dạng tọa đàm hoặc talkshow. Các sự kiện mang tính chất văn hóa giải trí có thể không phù hợp với các kinh nghiệm này.

Chỗ nào cần chi, chỗ nào cần lo?

Có 1 điều mình rất tự tin, đó là đối với các sự kiện mình tham gia điều hành tổ chức thì tất cả đều có kết quả ok.

Ok ở đây không phải là tất cả mọi thứ đều tốt 100%. Cái đó thì chịu, mình k dám nhận, làm sự kiện có quá nhiều biến số, từ speaker đến thời tiết, chẳng ai đảm bảo được 100% đâu.

Ok ở đây là về sự tương quan giữa tổng thể chi phí và hiệu quả. Chi phí thì bao gồm tiền, thời gian, các mối quan hệ, công sức, hiệu quả thì bao gồm tiền, thương hiệu, tình cảm của khán giá,….

Để đạt được điều đó thì mình có 1 triết lý vô cùng nhất quán, đó là chi đúng chỗ cần chi, lo đúng chỗ cần lo. À thì ai chả nói được là như thế, quan trọng là dựa vào đâu để biết được chỗ cần chi cần lo.

Khi làm sự kiện, nhiều người bị chạy theo cảm tính thị trường, tức là họ đi trải nghiệm xung quanh, thấy cái gì có vẻ hay hay thì ta làm theo. Thấy sự kiện khác hoành tráng thì ta cũng hoành tráng, thấy sự kiện khác chuyên nghiệp ta cũng chuyên nghiệp.

Học hỏi là tốt, ai cũng phải học, nhưng quan trọng là phải biết chắt lọc. Và cách chắt lọc của mình đó là phải dựa vào trải nghiệm của khách hàng. Cái gì tốt cho trải nghiệm của khách thì ta chi. Cái gì làm ảnh hưởng đến trải nghiệm thì ta lo.

Ví dụ như khâu đăng ký, hãy luôn tự hỏi làm sao để khách người ta phải làm ít nhất nhưng vẫn đạt đủ hiệu quả về mặt thông tin. Nếu ta đang đưa ra một form gồm 4 trường thông tin, thì phải tự vấn xem có cách nào bỏ bớt 1 trường mà không thay đổi kết quả không. Đó là 1 việc làm rất nhỏ, có thể k ảnh hưởng đến kết quả quá nhiều, nhưng đó lại là 1 mầm mống cho cả 1 lối tư duy tối ưu dựa trên trải nghiệm khách hàng. Và điều đó dẫn đến 1 loạt các câu hỏi:

• Làm sao để khách nhận được confirm đăng ký nhanh nhất. Nên gửi qua email hay dt, hay cả hai?
• Liệu khách đã biết chính xác địa chỉ cần đến chưa, liệu có điều gì có thể gây nhầm lẫn về địa chỉ này không?
• Khi đến nơi tổ chức, khách đến theo những tuyến đường nào. Từ các hướng khác nhau đó khách có vấn đề gì trong việc tìm cửa vào hoặc chỗ để xe không?

Tùy vào tính chất từng sự kiện mà mn phải đưa ra những sự lựa chọn khác nhau, nên trong bài viết này mình k đưa ra lời khuyên cụ thể nào, chủ yếu là giúp mọi người hình thành một lối tư duy mạch lạc hơn khi lên kế hoạch cho event.

Tiếp đến khâu checkin

• Khách hàng checkin bằng sdt hay ảnh vé mời hay qr code. Đâu là cách làm vừa nhanh vừa tiện khách?
• Đã có quy trình xử lý khách đặc biệt chưa? Đã có bàn riêng hoặc người phụ trách cho đối tượng này chưa?
  Không vé này, không nhận được confirm này, qr lỗi hoặc trùng này, muốn mua vé tại chỗ này, dẫn thêm bạn này,…rất nhiều trường hợp đặc biệt có thể gây tắc hàng.
• Nếu giả sử bạn chọn checkin bằng QR code, thì có cần nhân sự đi dọc theo hàng chờ nhắc khách mở sẵn QR ra không? Để nếu ai k có QR thì tách hàng ra khu vực đặc biệt luôn có phải nhanh không?

Nhiều event thấy hoành tráng, áp dụng công nghệ này nọ, xong đến lúc checkin cứ lỗi lên xuống, hàng thì chờ tắc cứng sốt cả mề.

Đấy, tóm lại cứ đặt 1 loạt các câu hỏi xoay quanh trải nghiệm của khách. Cái gì cứ tốt và tiện cho khách thì mình làm, với mình thì đó cũng chính là chuyên nghiệp. Còn nếu làm hoành tráng cầu kỳ, nhưng thực ra chỉ để khoe mẽ hình thức, bỏ qua cảm xúc của khách thì đã chắc gì là chuyên nghiệp đâu.

Nếu ai theo dõi mình trên 5 năm thì có thể vẫn nhớ ngày trước mình từng công khai đăng bài chửi 1 cái event. Chửi thẳng mặt diễn giả luôn.

Vé mời sự kiện ghi 6h. Mình 6h kém đến chưa thấy hội trường mở cửa. Tất cả khách đều phải đứng chen chúc ở 1 cái sảnh bé tí, nóng nực. Đến 6h15 cửa mở, cứ tưởng là do BTC gặp vấn đề gì trong khâu setup nên mới phải mở cửa muộn. Nhưng không, họ bắt khách đừng chờ ở sảnh, đợi khách đông đông mới mở cửa để Media đứng ở trong quay cảnh khách ùa vào. Họ nghĩ rằng khách sẽ ùa vào với sự háo hứng mong chờ. Nhưng không, hành lang thì nóng, đứng thì chật, giờ thì muộn, đã bực thì chớ, thấy máy quay mặt ai cũng hằm hằm. Toang :))

Đấy, chuyên nghiệp nửa vời nó thế đấy, học lỏm ở đâu rồi mang về áp dụng. Xong đến khâu nội dung chương trình cũng nhiều cái sida, nên về mình mới phải chửi.

Sự kiện cũng phải có cốt truyện.

Bạn cầm 1 cuốn truyện lên đọc là vì cái gì?

Vì tác giả, vì tên truyện, vì phần tóm tắt,…. Vì cái gì đi nữa thì cũng có thể gói gọn ở 2 chữ “Kỳ Vọng”.

Bạn bắt đầu một hành trình trải nghiệm vì 1 kỳ vọng nào đó, bạn sẽ mãn nguyện khi mà cuốn truyện đáp ứng được bằng hoặc thậm chí là hơn sự kỳ vọng.

Vậy thì mỗi khi lên kế hoạch cho một event, BTC phải hiểu được khán giả họ kỳ vọng điều gì, từ đó vạch ra một hành trình trải nghiệm về mặt cảm xúc và nhận thức, dẫn dắt khán giả theo đúng cốt truyện đã được định sẵn.

Mọi thứ nên được bắt đầu từ cái tên của sự kiện.

Đương nhiên là để ra được 1 cái tên, thì đó đã là kết quả của 1 quá trình nghiên cứu từ đối tượng đến mục tiêu đến speaker bla bla,…

Nhưng với mình thì cuộc chiến chỉ thực sự bắt đầu khi BTC chọn ra được 1 cái tên mang tính chất tương đối. Tức là có thể vẫn sẽ cần wording thêm để tiêu đề gọn hơn ấn tượng hơn, nhưng thời điểm này cái tên ít nhất cũng đã thể hiện được tinh thần của sự kiện.

Kỳ vọng của khán giả sẽ luôn xoay quanh cái tên này. Vậy nên BTC phải rất nhạy cảm để làm 2 việc như sau:

Một là tạo ra khung nội dung để đáp ứng đúng kỳ vọng của khán giả. Trong đó các phần các mục phải được thiết kế theo một trình tự có tính liên kết. Phần 1 phải là tiền đề dẫn dắt cho phần 2, phần 3 phải giải quyết những thứ còn thiếu ở phần 2, chứ k phải vì speaker này đẹp trai cho nói trước lấy khí thế, speaker kia nổi tiếng hơn cho nói sau để giữ khách.

Khi mà BTC đứng về phía khán giả để cảm nhận sự kỳ vọng của họ, thì tự nhiên khung chương trình sẽ hướng đến việc giải quyết một vấn đề rất cụ thể, giúp chương trình có chiều sâu và không lan man.

Ví dụ một kiểu tên chương trình rất phổ biến, kiểu như là “x10 doanh số 2024”. Với cái tên đó, khán giả sẽ kỳ vọng rất cao. Họ mong muốn nhận được những chỉ dẫn cụ thể về cách làm từng bước.

Nhưng một số sự kiện tôi tham dự lại được cấu trúc như này. BTC mời 1 số speaker nổi tiếng đến, chọn 1 số chủ đề đang trend, ví dụ như AI, Thương Hiệu Cá Nhân, Sales,…. Mọi thứ chỉ đơn giản là những mảnh ghép rời rạc, theo kiểu “đấy, mấy cái đó tốt, cứ làm thì số sẽ tăng”.

Sau cùng thì sự kiện vẫn có thể thành công nếu speaker nổi tiếng và chia sẻ hay, nhưng điều đó lại không phải do công của BTC, đó là do speaker hay thôi. Nếu BTC hay thì họ phải có 1 cách nào đó liên kết lại các phần chia sẻ thành 1 bức tranh tổng thể, giải quyết đúng cái kỳ vọng mà họ đã gieo vào đầu khán giả.

Việc thứ 2 mà BTC có thể làm đó là điều chỉnh sự kỳ vọng của khán giả về đúng chỗ.

Truyền thông càng tốt thì sự kiện càng có nguy cơ bị fail về mặt cảm xúc. Truyền thông tốt là kể những câu chuyện hay, là nói rất tốt về lợi ích giá trị của sự kiện. Nhưng nếu thực tế không được như vậy thì sao?

Vậy nên trong 1 số trường hợp, BTC phải đưa ra một số thông tin để nắn lại cái kỳ vọng có xu hướng quá đà của khán giả, ví dụ như “Sau sự kiện này không phải ai cũng x10 doanh số, nhưng chỉ cần nắm được vài ý tại sự kiện này thì doanh số của bạn có thể đã tăng rồi, còn ai may mắn là người x10, thì chúng ta cùng chờ xem nhé”

Đấy, nói như vậy thì có phải là đúng chừng đúng mực không, vừa an toàn lại vừa tạo thêm niềm tin cho khán giả. Giờ người ta cũng sợ mấy cái nói lố ấy.

Cái gì nó hay là do ta làm cho nó hay, chứ k phải tự nhiên nó hay.

Với tôi thì người quan trọng nhất trong 1 sự kiện k phải là speaker mà là Host.

Host không phải là MC.

MC thường chỉ đưa ra những thông tin mang tính quy chuẩn, giới thiệu những thông tin đơn giản, có sẵn và được yêu cầu.

Host là người dẫn dắt và điều hành cuộc chơi, tham gia điều chỉnh cảm xúc của cả speaker và khán giả. Host thường là người trong cuộc, thậm chí là người dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực.

Có những event chỉ có 1 trong 2, có những event thì có cả 2, tức là MC chung cả show và Host thì chỉ phụ trách một vài mục.

Với tôi thì Host của một chương trình có 3 nhiệm vụ tối thượng như sau:

Nhiệm vụ thứ nhất là dẫn dắt khơi gợi tạo cảm xúc háo hức cho khán giả vào đầu chương trình.

Điều này 1 MC thuần túy không thể làm được, vì họ không có sẵn nguồn cảm hứng trong người. Tôi rất chán khi phải nghe MC đọc những lời dẫn sáo rỗng được viết sẵn trong tờ giấy note. Một host thì có thể mở đầu bằng một câu chuyện thú vị, một trải nghiệm, một câu đố, một cái gì đó khiến khán giả cảm thấy “uồi, mình đang ngồi đúng nơi rồi đó”.

Năm 2020 tôi và anh em có làm 1 cái event. Tôi tham gia với tư cách speaker, k hỗ trợ khâu tổ chức. Hôm đó BTC thuê 1 bạn MC rất xinh về dẫn, mọi chuyện ổn cho đến khi MC đọc tên các cty tài trợ và một số thuật ngữ chuyên môn. Vì k phải người trong ngành nên họ đọc như người ngọng vậy, rất khó chịu. Cái này 1 phần lỗi rất lớn do chính bạn MC không tập luyện trước, nhưng đây chính là lúc tôi hiểu sự khác biệt giữa MC và Host lớn đến mức nào.

Nhiệm vụ thứ 2 là giới thiệu người sau và nâng tầm người trước.
Trước mỗi phần trình bày, host cần có 1 phần giới thiệu để tạo sự háo hức cho khán giả về cả speaker lẫn phần trình bày. Không nên là vài ngôn từ sáo rỗng. Nên là một câu chuyện hoặc một fact thú vị nào đó.

Sau mỗi phần trình bày, host cần recap những ý hay nhất, và giải thích cho khán giả hiểu tại sao nó lại hay. Đôi khi trong lúc nghe, người ta chỉ xử lý thông tin ở 1 lớp rất nông, vì còn phải nghe tiếp mà. Vậy chúng ta phải thay họ đào sâu suy nghĩ, xem những cái kiến thức đó nó hay ở chỗ nào, tại sao bạn lại cần biết những điều đó. Như vậy chính là nâng tầm.

Một host giỏi có thể khỏa lấp đi 1 số yếu kém về năng lực trình bày của speaker. Biến cái không hay thành cái tâm đắc, thế mới bảo host làm được cũng phải là người rất giỏi.

Nhiệm vụ thứ 3 là điều hành.

Đôi khi có những thứ không như mong muốn diễn ra. Host phải là người có đủ bản lĩnh và uy tín để xử lý. Khi khán giả đặt câu hỏi quá dài, host cần khéo léo để yêu cầu khán giả nói ngắn gọn. Tương tự với phần trả lời của speaker. Nói sao cho k làm mất lòng ai, nhưng đủ uy để giữ mọi chuyện đúng quỹ đạo, đó là khéo.

Phải dự trù tối đa cho rủi ro

May quá, phần này trước viết 1 bài r nên khỏi viết lại, mn đọc ở đây nhé:

https://phungthaihoc.com/du-tru-rui-ro-cho-su-kien/

Bây giờ mình k còn làm sự kiện nhiều, cũng rất hiếm khi nhận lời làm speaker. Mình viết bài này thật tâm muốn chia sẻ những gì mình thấy giá trị, k muốn dìm hay so sánh với ai. Bên ngoài vẫn có rất nhiều người làm rất tốt, kiến thức là vô biên, cùng nhau chia sẻ để tốt lên thôi anh em ạ.

Xin tag nhẹ 1 vài ae từng chinh chiến event với mình.

Chủ quán trà đá!
11/10/2014