Làm sự kiện không hề có chuyện “lợi thế theo quy mô”

“Làm sự kiện lãi lắm, bán 400k 1 vé, sự kiện 1000 người, thu về 1 phát hơn 400 củ, giàu vcd”

Đó là 1 cmt tôi nhận được khi tổ chức 1 sự kiện cách đây 5 năm. Cái cmt này chứa đầy sự ngô nghê ngờ nghệch, xen lẫn 1 chút khó chịu, có vẻ vì họ nghĩ tôi kiếm tiền dễ quá nên họ khó chịu chăng :))

Ngày hôm nay, mấy người anh em của tôi có làm 1 sự kiện vô cùng lớn, có thể nói là chưa từng có trong ngành mkt. Sự kiện phễu miễn phí mà làm được quy mô 3-4k người đã khó, sự kiện bán vé tiền triệu mà làm được quy mô này thì phải nói là cực hiếm. Dù còn nhiều điều vẫn làm chưa tốt, nhưng nhìn tổng thể thì đây vẫn là 1 sự kiện rất thành công.

Nhân dịp này tôi muốn viết vài dòng để bóc trần sự thật về việc tổ chức sự kiện, cho những người chưa từng làm có thể tích lũy thêm 1 số GÓC NHÌN về côgn việc này. Cá nhân tôi đã có những thời kì mỗi tháng làm 1 sự kiện từ Bắc vào Nam, nên cũng có rất nhiều chuyện khóc cười mà tôi muốn chia sẻ với mọi người. Và hôm nay tôi muốn tập trung vào một thực tế, đó là:

Làm sự kiện không hề có chuyện “lợi thế theo quy mô”.

Chi phí tổ chức sự kiện sẽ tăng theo quy mô khán giả, tuy nhiên nó không tăng theo tỉ lệ thuận, nó tăng theo số mũ. Tức là nếu lượng khán giả tăng lên gấp đôi, thì chi phí có thể lên gấp 3 gấp 4, thậm chí gấp 5. Càng đông khán giả thì chi phí trung bình trên 1 đầu khán giả càng tăng.

Lý do thứ nhất: tiền thuê hội trường.

Hội trường càng to thì giá càng cao. Ví dụ 1 hội trường size 3-400 khách có thể có giá 30-50tr/ngày. Nhưng hội trường size 3-4000 khách thì có thể lên đến phải cả tỉ.

Thường thì hội trường càng to lại càng có xu hướng sang trọng. Ví dụ hội trường ở quy mô 200-500 chỗ thì có rất nhiều lựa chọn, bạn thích cái đẹp thì thuê chỗ đắt, thích tiết kiệm thì thuê cái vừa vừa. Nhưng nếu tổ chức quy mô hàng nghìn người, thì bạn có rất ít sự lựa chọn, và đa số nó đều nằm ở phân khúc cao.
Nghe vậy đã khiếp đúng không? Nhưng chưa hết đâu!

Khi làm sk ở quy mô nhỏ, thường chúng ta sẽ mất 1 buổi chiều hoặc một buổi tối hôm trước để setup sân khấu hội trường các thứ. Đôi khi phần này thường được miễn phí.

Nhưng nếu chúng ta làm event to hơn, thì có thể phải mất cả ngày hôm trước để setup, và ta phải trả chi phí cho ngày setup này, có thể bằng 50% -80% so với ngày chính.

Chốt lại thì nếu lượng khách tăng gấp 10, thì riêng chi phí thuê hội trường đã có thể cao hơn 20-30 lần.

Lý thứ hai: khi làm sự kiện ở quy mô lớn sẽ có rất nhiều hạng mục phát sinh mà thường không có khi làm với quy mô nhỏ.

Ví dụ: Khi bạn làm 1 sự kiện ở quy mô 200-300 người, bạn sẽ không cần set up 1 camera chỉ để quay mặt speaker để đưa lên màn chiếu. Nhưng khi làm sự kiện 1000 người trở lên thì đây là hạng mục bắt buộc, vì khi đó hội trường sẽ rất lớn, trong mắt những người ngồi cuối thì mặt speaker chỉ như 1 đốm mờ di chuyển.

Điều tương tự cũng xảy ra với hệ thống âm thanh, màn led phụ, nhân sự hỗ trợ,….

Còn nếu nói làm sự kiện để kiếm tiền, thì cứ sự kiện bé mà làm, sự kiện càng bé thì càng lãi, đơn giản thế thôi.

Bài viết này nhằm mục đích cung cấp thêm một số góc nhìn về tài chính để bạn nào cần làm sự kiện sẽ lên dự toán sát với thực tế hơn.